Über die GFT 

GFT ist ein Pionier der digitalen Transformation. Durch den Einsatz neuester Technologien ermöglichen wir unseren Kunden, ihre Produktivität mit intelligenten Softwarelösungen zu steigern. Unsere Schwerpunkte liegen auf Digital Finance, Enterprise AI & Data Solutions und Plattformmodernisierung.

GFT zeichnet sich durch tiefgehende technologische Exzellenz, ein starkes Partnernetzwerk und fundiertes Branchenwissen aus. Mit agilen Methoden unterstützen wir die digitale Transformation von Kunden aus den Bereichen Finanzen und Versicherungen sowie der Fertigungsindustrie. Die Talente bei GFT entwickeln, implementieren und verwalten Softwarelösungen, die innovative Geschäftsmodelle vorantreiben und gleichzeitig regulatorische Anforderungen erfüllen.

Mit Standorten in 20 Ländern weltweit stellt GFT die Nähe zu seinen Kunden sicher. Basierend auf über 35 Jahren Erfahrung und einem globalen Team von mehr als 12.000 engagierten Talenten bieten wir Karrierechancen in den innovativsten Bereichen des Software-Engineering. 

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Deine Aufgaben:

• Terminkoordination und Reiseplanung: Eigenständige Terminvereinbarung und effiziente Planung der Kalender für die Geschäftsleitung, inklusive Reisebuchungen und Vorbereitung von Reiseplänen. Sicherstellen einer reibungslosen Abwicklung aller Reisebedürfnisse und Organisation der entsprechenden Reisedokumente.
• Spesenabrechnungen: Abwicklung und Verwaltung von Spesenabrechnungen der Geschäftsleitung, inklusive sorgfältiger Prüfung und Einreichung der Abrechnungen, sowie Verwaltung der zugehörigen Belege.
• Organisatorische und administrative Unterstützung: Enge Zusammenarbeit mit den Mitgliedern der Geschäftsleitung, um den operativen Tagesablauf optimal zu gestalten. Unterstützung in allen organisatorischen und administrativen Belangen, um die Effizienz und Effektivität des Führungsteams zu steigern.
• Meeting- und Event-Management: Organisation und Vorbereitung von internen und externen Meetings sowie Veranstaltungen, inklusive Raumbuchung, Vor- und Nachbereitung der Unterlagen und Protokollführung. Planung und Durchführung von internen Events.
• Korrespondenz in Deutsch und Englisch: Erstellung und Bearbeitung von geschäftlicher Korrespondenz in Deutsch und Englisch, sowie Koordination von E-Mail-Anfragen und interne Kommunikation für das Führungsteam.
• Allgemeine Teamunterstützung und Projektmitarbeit: Unterstützung des Teams in administrativen und organisatorischen Aufgaben sowie aktive Mitarbeit in abteilungsübergreifenden Projekten zur Erreichung gemeinsamer Ziele.
• Personaladministration bis zur Lohnvorbereitung:
  • Unterstützung bei On- und Offboarding-Prozessen, einschliesslich Vertragsmanagement, Bearbeitung von Bewilligungen und administrativer Vorbereitung der Gehaltsabrechnung.
  • Verwaltung von Krankheits- und Unfallmeldungen, Anmeldungen für Mutterschaft und Kinderzulagen, sowie Ausstellung von Arbeitgeberbescheinigungen und Zeugnissen.

Was du mitbringst:

• Berufserfahrung: Fundierte Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder Team Assistant, vorzugsweise in der Unterstützung von Führungskräften. Erfahrung im Office Management und in der Personaladministration ist von Vorteil.
• Flexibilität und Proaktivität: Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld flexibel auf neue Anforderungen einzugehen, vorausschauend zu arbeiten und eigenständig Verantwortung zu übernehmen.
• Organisationstalent: Hohe organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise, um komplexe Abläufe wie Terminkoordination, Reiseplanung und Eventmanagement effizient und fehlerfrei abzuwickeln.
• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, um eine reibungslose Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern sicherzustellen und Korrespondenzen in beiden Sprachen zu bearbeiten.
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit: Diskretes und verantwortungsbewusstes Verhalten im Umgang mit vertraulichen Informationen und Dokumenten.
• Technische Fähigkeiten: Versierter Umgang mit MS-Office-Anwendungen.

Das bieten wir dir:

• Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit: In unserer Schweizer Niederlassung erwartet dich eine vielseitige Position, in der Zusammenarbeit, ein „Can-Do“-Ansatz und Kundenzufriedenheit an erster Stelle stehen. Hier hast du die Möglichkeit, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten und eng mit Kolleginnen und Kollegen weltweit zu kommunizieren und gemeinsame Projekte zu unterstützen. Die Rolle ermöglicht es dir, interessante und abwechslungsreiche Aufgaben zu übernehmen, bei denen kein Tag dem anderen gleicht.
• Flexibilität und Home-Office-Option: Wir bieten flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, teilweise im Home Office zu arbeiten. Damit hast du die Freiheit, Beruf und Privatleben gut zu vereinbaren und deinen Arbeitsalltag eigenständig zu gestalten.
• Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten: Als Teil eines globalen Unternehmens kannst du deine beruflichen Fähigkeiten stetig weiterentwickeln. Wir unterstützen dich in deiner Weiterentwicklung und bieten dir Chancen, neue Aufgabenbereiche zu erkunden und deine Kompetenzen auf verschiedensten Ebenen zu erweitern.