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Executive Assistant /d'Assistant(e) de direction

Executive Assistant /d'Assistant(e) de direction

Custom Field 1:  Corporate Services
Custom Field 3:  Corporate Services
Country/Region:  CA
Date:  Jul 5, 2024
Location: 

Québec, Quebec, CA, G1W 0E8

Working place:  Onsite

GFT façonne l’avenir du monde numérique ! Nous sommes reconnus comme des leaders de la transformation numérique, passionnés par la technologie et l’innovation.  Nous fournissons des solutions durables à travers l’ingénierie informatique et notre service-conseil en technologie. GFT compte plus de 10 000 professionnels répartis dans 16 pays. Au Canada, nous avons des bureaux à Québec, Toronto & Montréal. 

GFT Canada vous offre l'opportunité de rejoindre son équipe à titre d’Assistant(e) de direction

 

Résumé du poste

Sous la responsabilité du chef des opérations, l'assistant(e) de direction est chargé(e) de fournir un soutien complet à l'équipe de direction. L'assistant(e) de direction est un partenaire stratégique pour nos dirigeants, anticipant de manière proactive les besoins et les problèmes, et rationalisant et organisant les emplois du temps, les déplacements et les projets de l'équipe. L'EA sera à l'écoute des opérations et des priorités du COO, facilitant les tâches et les opérations administratives en son nom.

 

Responsabilités :

Comprendre les priorités commerciales de vos dirigeants afin de tirer le meilleur parti de leur temps;

Adopter une approche stratégique et affirmée de la gestion des calendriers, programmer des réunions pour plusieurs dirigeants et résoudre les conflits de manière indépendante tout en accordant une grande attention à la précision et aux détails;

Diriger, contrôler et contribuer au suivi et à la gestion des projets, et participer à l'amélioration de la culture et aux initiatives de gestion du changement au sein de l'entreprise;

Traiter rapidement et de manière proactive les demandes de renseignements et les tâches administratives confidentielles, et assurer le suivi des tâches jusqu'à ce qu'elles soient menées à bien;

Aider vos cadres à entretenir des relations avec les principales parties prenantes afin d'assurer la continuité des communications et de mettre en évidence et d'exploiter les possibilités de collaboration;

Incarner la culture, les valeurs et les objectifs de vos dirigeants dans leurs relations avec les parties prenantes internes et externes;

Identifier les faiblesses opérationnelles et contribuer à affiner les processus ou à en développer de nouveaux;

Coordonner et gérer les calendriers et organiser le temps de manière proactive, selon les besoins, en faisant preuve de discernement et d'expertise;

Faciliter les rendez-vous, les voyages et les réservations - y compris les itinéraires de voyage complexes (au Canada et à l'étranger);

Assurer les tâches administratives quotidiennes du bureau : répondre au téléphone, gérer les contacts et la gestion quotidienne des installations de GFT;

Assurer le suivi des questions en suspens au nom des membres du comité exécutif;

Assister aux réunions du comité exécutif et à d'autres réunions (par exemple, réunions de direction, réunions annuelles de planification et de budget, réunions de projet) afin de recueillir des informations et d'assurer un suivi approfondi;

Participer à des projets à l'échelle de l'organisation qui nécessitent une gestion et un soutien supplémentaires;

Participer à l'élaboration de rapports, à la collecte et à l'assimilation de données, au suivi des performances des projets, préparer les documents pour les conférences téléphoniques et les réunions, y compris les réunions trimestrielles,

Gérer tous les canaux de communication interne du chef d'entreprise et de l'équipe de direction;

Établir les rapports administratifs à l'aide de compétences avancées en Excel sur une base régulière et ad hoc (tableaux croisés dynamiques et VLOOKUP);

Gestion des comptes de dépenses;

Préparer les PowerPoints, les ordres du jour et du matériel de réunion selon les besoins;

Assurer la supervision du responsable des installations;

Fournir une assistance aux autres départements selon les besoins;

Participer à l'exécution de projets spéciaux et d'autres tâches, le cas échéant et selon les besoins;

Autres tâches assignées;

Ce poste sera un rôle en interne dans notre bureau de Québec.

 

Exigences :

Vous avez plus de 4 ans d'expérience en tant qu'assistant(e) de direction auprès de cadres supérieurs, de préférence dans un environnement technologique mondialement distribué;

Excellentes aptitudes à la résolution de problèmes et capacité à hiérarchiser les besoins de l'entreprise et à faire des compromis avec toutes les parties prenantes en conséquence;

Vous vous épanouissez dans un environnement en constante évolution qui exige une attention particulière aux détails et un engagement à exécuter les tâches de manière irréprochable;

Connaissance des technologies et capacité à s'adapter rapidement aux nouvelles applications et aux nouveaux outils;

Capacité à synthétiser l'information, grammaire et syntaxe parfaites en anglais et en français.;

Être capable de déterminer les priorités et de faire des compromis lorsque les besoins changent;

Faire preuve de discrétion et de sensibilité à l'égard des informations confidentielles.

Vous êtes proactif et motivé pour faire évoluer les processus actuels et mettre en place des systèmes efficaces;

Ils sont capables de créer une structure autour d'eux, de s'adapter au changement, de l'accepter et de le diriger, et de résoudre les conflits de manière souple et assurée;

Avoir une bonne présentation professionnelle, des compétences de communication efficaces, tant à l'écrit qu'à l'oral, et être capable de faire preuve d'élégance et de sang-froid sous la pression;

 

Qualifications :

Formation : Baccalauréat en administration des affaires ou équivalent;

Un diplôme de l'enseignement supérieur avec une expérience pertinente sera également pris en considération;

Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint, Teams, OneNote);

Compétences bilingues (maîtrise du français et de l'anglais) requises (un niveau d’anglais avancé est requis pour ce poste en raison des interactions avec nos collègues anglophones).

 

Pourquoi rejoindre l’équipe ?

Attentionné, Engagé, Collaboratif, Courageux et Créatif sont nos valeurs fondamentales. Nous sommes à la recherche de personnes compétentes et motivées afin d’apporter une énergie positive au groupe GFT. Ce poste est une belle opportunité de s’engager et de s’impliquer au sein d’une équipe dynamique et compétente.

Joindre GFT signifie de choisir une entreprise humaine, où le bonheur et le plaisir sont au cœur de notre travail.

C’est aussi :

  • L’opportunité de fournir des solutions bancaires complexes avec des experts mondiaux et des spécialistes locaux ;
  • Travailler avec des gestionnaires qui prônent la confiance ;
  • Avoir une équipe qui se soucie de votre avis et de vos idées ;
  • Promouvoir une culture de travail à distance et se rendre au bureau lorsque c’est profitable pour tous;
  • Le travail d’équipe est au cœur de nos valeurs. Nous traversons les défis ensemble et nous célébrons les succès ensemble !
  • En plus de faire partie d’une équipe formidable, vous aurez accès à d’excellents avantages sociaux, tels que :
  • Un programme de 6 semaines de vacances pour tous ;
  • 35 heures par semaine et un horaire flexible ;
  • Des activités sociales et sportives diversifiées ;
  • Un plan d’assurance individuel ou familial généreux, dès le jour 1.

Déclaration sur la diversité et l’inclusion : #LaisseTonEmpreinte

La diversité est la clé d’une entreprise prospère ! Chez GFT, nous nous engageons à cultiver, favoriser et préserver une culture de diversité, d'équité et d'inclusion. Ainsi, notre équipe s'engage à attirer, recruter et valoriser des talents diversifiés. Nous croyons en l'authenticité, l'ouverture et le respect de tous dans nos pratiques afin de faire de GFT un milieu équitable et inclusif, où chacun trouve sa place. 

About Us

We show commitment to our investors and stand for solid, long-term growth performance. Founded in Germany in 1987 and in American territory since 2008, GFT expanded globally to over 10,000 experts. And to more than 15 markets to ensure proximity to clients. With new opportunities from Asia to Brazil, the international growth story continues. We are committed to grow tech talents worldwide. Because our team’s strong consulting and development skills across legacy and pioneering technologies, like GreenCoding, underpin success. We maintain a family atmosphere in an inclusive work environment.

At GFT we are committed to cultivating, fostering, and preserving a culture of diversity, equity, and inclusion. We want to attract, recruit, develop and retain the most talented employees, regardless of their background. We are guided by our core values in everything we do, and recognize that being a diverse and inclusive employer helps us fulfil our social responsibility to make a difference.    

At GFT, #MakeYourMark implies a commitment to always put you first, while helping you push your boundaries to achieve greatness, and giving you the freedom to innovate and create beyond conventions.  

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